「便利そうだから」「流行っているから」と導入したITツール、気がつけば社内にたくさん増えていませんか？
外部のベンダーさんや事務機屋さんから、それぞれの業務に最適な便利なアプリを紹介してもらい、一つひとつはとても効率的になったかもしれません。しかし、気づいたら「同じ顧客情報を複数のシステムに入力している」「日報をチャットとExcel、両方に入力している」なんてことになっていませんか？
その状態では、せっかくのITツールが十分に活かされていないどころか、かえって手間を増やしてしまっているかもしれません。残念ながら、それは「宝の持ち腐れ」になっている可能性が高いです。
そこで考えていただきたいのが、「ツールを連携する」「システムを繋げる」という視点です。
「連携」を前提に業務フロー全体を見直すことで、これまで当たり前に行っていた重複作業や無駄な手入力を劇的に減らすことができます。
多くの基幹システムや業務システムには、もともと「連携機能」が備わっています。この機能を活用して、異なるシステム同士をスムーズに繋げることが、業務改善の鍵となります。
基幹システム：事業の根幹を支える、これがないと仕事にならないツール（例：会計システム、生産管理システムなど）
業務システム：特定の業務を効率化するツール、頑張れば手作業でもできること（例：顧客管理システム、コミュニケーションツールなど）
「連携」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、多くの中小企業が取り組みやすい代表的な方法は、以下の3つです。
API連携：システム同士が情報をやりとりするための「窓口」のようなものです。
Webhook：あるシステムでイベントが起きたら、別のシステムに「通知」を送る仕組みです。
グループウェアの活用：Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、ツール内で連携機能を持っています。普段使っているツールの機能を深く活用するだけで、連携による効率化が実現できます。
例えば、Google Workspaceを使いこなせば、Googleフォームに入力された内容を自動でスプレッドシートに反映させたり、データの操作があれば自動で更新通知されたり、といった連携が実現できます。
さらに高度な連携を目指すなら、Google Apps Script（GAS）やAppSheetといったツールを使えば、自社の業務に合わせたオリジナルの連携機能を作り出すことも可能です。
上記3つ以外にも、より大規模なシステム連携で使われる専門的な方法があります。
RPA（Robotic Process Automation）: ソフトウェアロボットが人間のPC操作を自動化することで、システムをまたいだ定型業務を効率化します。
ETLツール（Extract, Transform, Load）: 複数のデータベースからデータを抽出し、別のデータベースに統合するための専用ツールです。主にデータの分析・活用のために用いられます。
これらは導入コストや専門知識がより必要になるため、まずは今回ご紹介した代表的な取組やすい方法から、連携による業務改善を始めてみることをお勧めします。
「ITツールを導入する」から一歩進んで、「ITツールを連携させる」という視点を持つことが、中小企業のDXを成功させるための重要な一歩です。
DX学校広島中央おりづる校では、あなたの会社に最適なITツールの組み合わせや、連携の具体的な方法についてのアドバイスを提供しています。
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