【AI活用】「資料をまとめるAI」を作る！NotebookLMで中小企業の情報共有が変わる

最近、勉強会やIT導入支援の現場でも、「資料を自動でまとめてくれるAIがあるらしい？」「NotebookLM（ノートブックLM）ってどうなの？」と聞かれることが本当に増えてきました。

この「NotebookLM」、実は私たちもリリース直後から大注目して、以降ずっと使い倒しているAIツールです！私たちが提供している「IT導入士（初級）講座」でも、実務に欠かせないツールとして詳しく紹介しています。

だからこそ断言します、「NotebookLM」は中小企業で絶対活躍するツールです！

今回は、社内に散らばったマニュアルや議事録の悩みを一気に解決してくれるGoogleのAIツール「NotebookLM」の魅力と、「導入前に絶対に知っておくべき注意点」を徹底解説します。

そもそも「NotebookLM」って何？

一言でいうと、「渡したデータだけを完璧に把握して、根拠を持って答えてくれる『自社専用』AIノート」です。

ChatGPTなどの一般的なチャットAIは、インターネット上の広大なデータをもとに回答します。そのため、回答がどうしても一般的になり、あなたの会社の「独自のルール」や「現場のローカルな手順」からは外れた回答になってしまいます。

しかし、NotebookLMは違います！

PDFやGoogleドキュメント、スプレッドシートはもちろん、YouTube動画のURLや音声ファイルまで参照に対応していて、AIがその中身だけを読み込み、「資料のどこに書いてあったか」の出典を表示しながら正確に回答してくれます。

【重要】導入前に必ず確認！セキュリティと「共有設定」の落とし穴

便利なツールですが、機密情報を扱う以上、セキュリティの理解は必須です。

1. データは学習に使われない

NotebookLMにアップロードしたデータは、Googleの公開モデルの学習には使用されません。この点はビジネス利用でも安心できるポイントです。

2. 【要注意！】アカウントによる「共有範囲」の違い

ここが一番の注意点です！作成したノートブックを誰かに共有する際、使っているアカウントによってリスクが変わります。

無料アカウントで使用する場合、共有設定が「制限付き」になっているか必ず確認しましょう。意図せず「リンクを知っている全員」または「公開」の共有設定 にしてしまうと、第三者に社外秘データを盗み見られるリスクがあります。

企業組織の利用であれば、有料版のGoogleWorkspaceを使用し、安心できる環境で管理することを推奨します。

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『Google Workspace』？『Microsoft 365』？あなたのビジネスに最適なグループウェアは 

【実践】AIノートを作る3ステップ

 NotebookLMによるノートの作成は、以下の手順で進めます。 
 ★NotebookLMへアクセスする：https://notebooklm.google.com/ 

STEP 1：ノートブックを作成する

まずはNotebookLMへアクセスし、「ノートブックを新規作成」をクリックします。

STEP 2：自社データをアップロード

就業規則、安全マニュアル、売上表、過去のトラブル事例などを読み込ませます。

• 無料版：最大50データ

• 有料版：最大300データ

STEP 3：AIに質問してみる

準備はこれだけ！あとはチャット欄に質問を投げかけるだけです。

• 「ネイルの規定、どうなってた？」
• 「去年の繁忙期のトラブルと対策をまとめて」これだけで、AIが資料から該当箇所を秒速で探し出し、回答してくれます。
  
  

NotebookLMが「手放せなくなる」3つの理由

1. 回答の「根拠」が明確！（もっともらしいう嘘／ハルシネーション対策）
   回答に付く数字のリンクをクリックすると、参照した資料のページを直接確認できます。AI特有の「知ったかぶり」を見破れるので安心です。
2. 資料を「またいで」答えてくれる
   「マニュアルA」と「報告書B」の両方を踏まえた回答が得られます。散らばった知識が1つの「脳」に統合されます。
3. 自動で「まとめ」を作る
   画面右側のStudioで「FAQ」「概要レポート」をボタン一つで作成。さらには資料を対談形式で解説してくれる「音声ガイド」まで生成可能！

まとめ：情報は「探す」から「聞く」時代へ！

「あの文章、どこにあったっけ？」と探したり、誰かに聞いたりする手間は、もうITツールで解決できる時代です。

NotebookLMを使いこなせば、社内に眠っている文書が「生きた情報」に変わります。

• 「就業規則はあるけど読まれていない」

• 「分析がややこしくて手が出せない」

• 「資料が多すぎて整理がつかない！」

そんな業務の「ややこしい部分」はAIに丸投げしてみましょう！

正しいセキュリティ設定（無料版の共有設定には要注意！）さえ守れば、AIはあなたの会社専用の最強のパートナーになります。ややこしいことはAIに任せて、私たち人間はもっと楽しく、もっとクリエイティブな判断に集中できる環境を整えましょう。

DX学校 広島中央おりづる校では、今回の内容を含む具体的なAI活用術を、「AIと働く！」ワークショップや「IT導入士（初級）講座」を通じて、広島の中小企業の皆さまへ分かりやすくお伝えしています。

「うちの会社でも、AIをもっと活用したい！」と思ったら、ぜひお気軽にお問い合わせください！

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