【実録！パソコンが壊れた②】中小企業DX！後悔しないためのIT活用、マニュアル・手順書作成のススメ

こんにちは！DX学校 広島中央おりづる校です。

先日、パソコンが急に壊れて新しい機種に移行する、という出来事がありました。（前回のブログでお話しした通り、アカウント管理の重要性を痛感しました！）

新しいパソコンへのデータ移行自体はスムーズだったのですが、実は一つだけ「時間のムダだったな…」と後悔した作業があります。

それは、スキャナーの接続設定です。

「なんとなく分かる」勘違いが1時間オーバーのムダ時間を作る

パソコンの移行が終わり、いざスキャナーを使おうとしたときのことです。

「あれ？どうやって接続するんだっけ？」

年に数回やるかどうかのこの接続作業。手順がうろ覚えで、設定画面をさまよったり、ネットで検索したりして、１時間オーバーの貴重な時間を費やしてしまいました。

決まった設定があり「誰でもできるはずの作業」に、こんなに時間をかけてしまうなんて、本当に「もったいない！」ことをしたと、心から反省。

このムダな時間は、「なんとなく分かっている」ために起こります。

スキャナーの設定をするとき、いつも同じ操作で手間取っています。メーカーのWebサイトを検索して、設定手順を検索して、マニュアルを見て…。それでもうまくいかず、他の社員の設定を見せてもらったり、自分の記憶をたどって「このあたりにやるべき設定があったような…？」と探し回る。

そして、解決した直後に「これで覚えたから次はテキパキできるはず！」と、つい思ってしまう…。

これが、私の失敗の根本原因です。

このとき、業務改善の行動を邪魔する勘違いに気づきました。
この心理学用語をご存じでしょうか。これらはとても身近なものです。

1. 正常化バイアス:

   • 「今回も何とかなったから、次回も大丈夫だろう」と思い込み、危機的状況を過小評価してしまう心理。

2. 現状維持バイアス:

   • 「このやり方でやってきたから変えなくてもいいだろう」と、新しい仕組みを導入する手間を避けてしまう心理。

「なんであの時、ポータルサイトに載せなかったんだろう…」

こういった後悔を生まないための小さな改善の積み重ねこそが、働きやすい環境を構築します。

DXは「なんとなく」を「確実に」変える仕組みづくりから

私のスキャナー接続の失敗談は、実は多くの中小企業が抱える課題を象徴しています。それは、「なんとなくで進めてしまい、何度も同じことを繰り返す非効率な働き方」です。

• 毎回、特定の作業や確認で誰かに聞いたり、調べたりする時間が発生する。

• 「たぶんこうだったはず」という曖昧さから、不必要なミスが起こる。

• 新人が入社しても、マニュアルがないから教育に時間がかかる。 

DX（デジタルトランスフォーメーション）というと、AIやビッグデータといった壮大なイメージがあるかもしれませんが、私たちが考えるDXは、この「なんとなく分からなくて悩むムダ」を無くすことから始まります。

「手順のデジタル化」こそ、誰もが確実かつ同じ品質で業務を遂行できる「仕組みづくり」であり、最も身近なDXです。

Google サイトで「社内ポータルサイト」構築で解決！

では、どうすればこの「時間のムダ」を解消し、知識を全社員が共有できる仕組みを作れるでしょうか？

私たちDX学校 広島中央おりづる校が提唱するのは、無料で使える「Google サイト」を活用することです。

Google サイトを使うことで、以下のような機能を持つ「社内ポータルサイト」

を、専門知識なしのノーコードで、誰でも簡単に作れます。

1. 社員専用サイトの作成

   • 登録したアカウントのメンバーのみが見られるクローズドのWebサイトを作ることができるため、セキュリティについても安心です。Googleグループとの併用をすれば一括でメンバーに共有をすることもできます。

2. クラウドツールのリンク集約：

   • 毎日使うkintoneなどの業務ツールや会計システム、Google ドライブなどのログインリンクを一つにまとめ、「どこにアクセスするんだっけ？」という迷いを解消します。

3. マニュアルや共有情報の集約：

   • 私が失敗したスキャナーの設定手順など、業務マニュアルを集約したページを作成するか、Google ドキュメントなどで作成したもののリンクを載せます。サイト内検索もできるので、「あの情報はどこにある？」がなくなります。

4. 情報への一元アクセス：

   • 会社のニュース、お知らせ、よくある質問（FAQ）など、全社員に届けたい情報を一箇所に集めることで、情報伝達の漏れを防ぎます。

「Google サイト」活用が中小企業にもたらす3つのメリット

Google サイトを活用したポータルは、特に人手の少ない中小企業にとって大きなメリットをもたらします。

1. 時間の節約（生産性向上）

   • 「どうやるんだっけ？」「あれどこ？」と迷う時間がゼロになります。私のスキャナーの例で言えば、1時間のムダが、次からは1分で済みます。

2. 知識の標準化（品質向上）

   • 誰でも同じ手順で作業ができるため、新人がすぐに活躍できる環境が作れます。

3. セキュリティと更新の容易さ

   • 有料のGoogle Workspaceを使用しているのであれば、そのセキュリティ管理下にあるためより安心です。また、専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップで簡単に更新でき、常に最新の情報を提供できます。

【DX学校からのお知らせ】

私たちDX学校 広島中央おりづる校は、広島の中小企業の皆様が抱える、こうした「日常のちょっとしたムダ」を解消するサポートを行っています。

Google サイトを使ったポータルサイトは、DXの第一歩としてすぐに効果を実感できる仕組みです。

情報を集約しておけば、スキャナーの設定のような手間取る作業も時短することができます。

DXは、まず「自分の会社のムダ」を見つけ、それを仕組みで解決することから始まります。「もったいない！」を無くし、社員が本業に集中できる環境を作っていきましょう。

「社内ポータルサイト」を作りたいけど、どうしたらいいか分からない…とお悩みでしたら、いつでもお気軽にご相談ください！

私たちと一緒に業務改善をしていきましょう。