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こんにちは！DX学校 広島中央おりづる校です。
実は先日、私のパソコンが突然故障してしまいました。
今回から全3回にわたり、その体験を通じて改めて感じたDXの重要性について、レポート形式でご紹介していきます。
故障は突然でした。
お昼ご飯を食べ終わってパソコンを開いたら……インターネットに繋がらない！
あまりに突然で「えっ！？なんで！？」と声が出ました。
午前中は普通でした。前兆は全く無しです。
突然の故障！「ワイヤレス通信」が消えた！
症状は少し特殊で、「Wi-FiとBluetoothの項目がパソコン上から完全に消失する」というもの。通信が切れるとかではなく、パソコン内のワイヤレス通信のシステムそのものがなくなったような状態です。
ネットで調べた対処法をいくつか試すも、結果はすべてダメ。
結局、そのパソコンは直りませんでした。
「壊れるのが突然すぎる…😭」と、改めてデジタルデバイスの怖さを実感した出来事です。
退職者の無料アカウントの存在にヒヤリ！
有線LANを使えばインターネットには接続できたのですが、業務上パソコンを頻繁に持ち歩くため、それでは解決になりません。
そこで、退職した方が使っていた別のパソコンに自分の作業環境を移すことになりました。
ここで、一つヒヤリとしたことがありました。
そのパソコンには、以前弊社が一時的に使っていた「無料のGoogleアカウント」が残っていたのです。
「この無料アカウントの中に、何か必要なデータが入っている可能性があるのでは？」と不安を感じ、慌ててログインして確認をしました。幸い、私は業務システムの管理者をしているので、パスワードはすぐに分かり、ログインも確認もすぐにできました。中身は空っぽできちんと管理されており、特に問題はありませんでした。
でも、ここで、あなたの会社の状況を想像してみてください。
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もしこれが、パスワードが不明な状態だったら？
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もし退職者が規定のルールを破ってパスワードを変更していたら？
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もし機密データや顧客情報が残っていたら？
- もし退職者が退職後もログインして見ていたら？
内容を確認できない退職者の無料アカウントほど、組織にとって怖いものはありません。
無料の個人アカウントを業務利用するということは、誰がどのように使っているかを企業が把握・管理できない状態です。これは、中小企業にとって常に情報漏洩やデータ消失のリスクを抱えているということです。
仮に、業務で使っているシステムやデータが個人のアカウントの中にあれば、退職と同時に重要なシステムに関与ができなくなってしまうことにも繋がります。
アカウントを企業の管理下に置くことは非常に重要なのです。
DXの第一歩は「守る」こと！組織としてのアカウント管理
この経験を通して、皆様にお伝えしたいのは、「組織としてデータを守り、管理する体制を整えること」の重要性です。
無料のサービスは費用もかからず、一見コスト削減になると捉えられがちです。しかし、企業のビジネス利用においては、その安さの裏に大きなリスクを伴います。
無料サービスが抱える主なリスク
無料の個人アカウントを業務に使うことは、管理体制がないに等しく、以下のようなセキュリティとデータ喪失のリスクに直結します。
- アカウントのパスワード不明によるデータ喪失
- 退職者のアカウントへのアクセス権が残るセキュリティリスク
- 誰が、いつ、どこで利用したかの履歴が追えない
今ではセキュリティ強化、特に二段階認証（2FA）の設定のため、アカウント作成時に個人の電話番号との紐づけが必須となるケースがほとんどです。
そのため、無料アカウントが個人のスマートフォンと紐づけられていると、パスワードの再発行を試みても、結局その退職者のスマホにワンタイムパスワードの通知が飛んでしまいます。
退職者に協力が得られない状況では、パスワードの再発行は事実上不可能となり、アカウントへのアクセス権を永久に失う...といったケースは、中小企業で本当によくある事例です。
有料グループウェアでリスクを解消
これが、Google WorkspaceやMicrosoft 365といった有料のビジネスサービスであれば、管理者が権限を持つため、これらのリスクは全て解消されます。
- 管理者権限からアカウントの使用状況をすべて把握できる
- 不審な端末からの接続を遮断できる
- パスワードのリセットや強制変更も簡単に行える
企業という組織として、メールや各種アプリの使用状況を管理下に置くことは非常に重要です。「何かあってから」では遅いです。
「何かあったとき」にかかる苦労の時間と損失のデメリットは、有料サービス導入のコストを遥かに上回ります。まさに備えあれば憂いなし、です。
クラウド環境のおかげで、故障から即時復旧！
移行作業自体は、Googleのログインだけで完了しました。
メインで使用しているブラウザのChromeを起動してログインするだけで、ブックマークから履歴まで、壊れる直前のお昼前までの環境がすぐに復元されました。
普段からGoogleアカウントの同期設定をONにしており、データがすべて紐づいて管理されていたため、業務で使うツールもクラウドで使用しているので、特に何をインストールしたりする作業もありませんでした。また、データもGoogleドライブに保存しているので、サーバーの接続設定なども一切不要です。
これで私のパソコンの復旧は完了。同機種のパソコンなので、私のパソコンが変わっていることにほとんどの人が気づかないことでしょう。
「無駄なモノ」をなくすのがDX：物理的な効率化
この初期設定の簡略化は、私たちがパソコンの初期設定をするたびに実感する「効率化」の一例です。
これまでであれば、新しいパソコンのアップデートや初期設定のために専用のディスクを使用し、ケーブルを繋いで、細やかな設定が必要でしたよね。「今後必要になるかもしれないから」と、念のため箱ごと取っておいた山積みのディスクが、クラウド環境であれば全くの不要になります。
ディスクという「物理的な物」を倉庫に置いておくだけでも場所をとるし、管理も大変です。これらの「無駄なモノ」や「無駄な手間」が無くなったことは、大きな進歩だと思います。
私たち株式会社文華堂（DX学校広島中央おりづる校）は2024年の8月から本格的にオンプレミスのOffice中心の環境からGoogle Workspaceに業務ツールを移しました。学び、アップデートし、変化をつくる「改善の循環」こそ、中小企業のDXの近道であると、実感をします。
弊社にGoogle Workspaceを導入して約1年。今では毎日チャットが飛び交い、データを共有し、日常の業務に欠かせないツールとして定着しています。
【DX学校からのお知らせ】
私たちDX学校 広島中央おりづる校は、この経験のように「身近なデジタル課題」を解決し、広島の中小企業の皆様のDX推進をサポートしています。
「何から手をつけていいか分からない」「アカウント管理に不安がある」といったお悩みがありましたら、ぜひ一度ご相談ください。
DXは特別なことではありません。まずは「データを守る」ことから、私たちと一緒に安心・安全で効率的な会社づくりを始めましょう！