「うっかり忘れ」をゼロに！Google ToDoリストで始めるタスク管理術

あなたはGoogleカレンダーと連携しているToDoリストを使ったことがありますか？

「やるべきこと」を紙の手帳に書いたものの、結局見返すのを忘れてしまい、大切なタスクが管理漏れになってしまった…そんな経験に心当たりはありませんか？

特に、多忙な中小企業の経営者や社員の方々は、日々多くの業務に追われ、「うっかり」が発生しやすい状況にあるかもしれません。

このToDoリストは単独のアプリとしても機能し、あなたのタスク管理を劇的に改善できる手がかりになります。本記事では、Google Workspaceに標準搭載されているGoogle ToDo リストを活用し、タスク管理をデジタル化するメリットと具体的な方法をご紹介します。

「完了期日」を逃さない！自動通知で「うっかり」をゼロに

手書きの手帳とデジタル管理の最大の違いは、圧倒的な「通知機能」にあります。

ToDoリストにタスクを登録しておけば、完了すべき時間になると自動で通知が届きます。これは、Googleカレンダーで予定を管理しているときの通知と全く同じ仕組みです。これで、大切なタスクをうっかり忘れる心配はなくなります！

ToDoリストへの登録と完了の操作も非常にシンプルです。

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左下の青いチェックマークのアイコンがToDoリストです！

タスクは、次の2つの方法で簡単に登録できます。

ToDoリストから登録: Google Workspaceの画面右側にあるToDoリスト（またはToDoリストアプリ）を開き、「タスクを追加」から直接登録できます。
Googleカレンダーから登録: カレンダーの予定を登録する画面で、「タスク」を選択すれば、期日と時間が設定されたToDoとして自動で登録されます。

Google ToDo リストを効率化ツールとして強くお勧めしたいのが、「繰り返し設定」です。

「毎月第1月曜日の10時に資料Aを確認する」「毎週金曜日に進捗を報告する」といった、決まったルーティンタスクがある場合、この繰り返し設定が非常に役立ちます。

一度タスクを作成し、繰り返しのカスタム設定をすれば、何度も同じ言葉を手帳に書いて管理するという手間が一切省けます。

つまり、「毎月第1月曜日の10時に資料確認」という設定をしてしまえば、このタスクを削除しない限り、永続的に自動でタスクが生成・管理されるのです。

「決まっていることだし、習慣だから忘れないだろう」と思うかもしれません。ですが、DXの目的は「うっかり」や「ヒューマンエラー」を防ぎ、業務の質を高めることです。

タスクを入力しておいて、完了するたびにチェックを入れて、管理漏れをゼロにし仕事の精度を高めましょう！

Google ToDo リストのさらに便利な点が、チームでの連携です。

通常のToDoリストは個人のタスク管理機能であり、登録したタスクは本人にしか見えません。しかし、Google Chatのスペース（チームで共同作業を行うチャットルーム）には、このToDo機能が組み込まれています。

この機能を使えば、プロジェクトのメンバー全員とタスクを共有し、「誰が」「何を」すべきか？やっているのか？を明確にできます。

これによって、プロジェクトの進行が合理的になり、チーム全体の生産性が向上します！

Google ToDo リストは、Google Workspaceの全てのサービス（Gmail、カレンダー、Driveなど）の画面の右側に常に表示されています。

これは無料アカウントでも有料の組織アカウントでも同様です。

Google Workspaceを利用しているメンバー全員が、このToDoリストをすぐに使用できる環境があり、登録したタスクはGoogleカレンダーにも自動的に連携されるため、通知もしっかり届きます。

これはつまり、「どんな時でも、どんな画面でも」全員でタスクを確認・管理して、業務をスムーズに進めることができるというわけです。

まずは、あなたが今抱えているタスクをToDoリストに登録してみましょう！デジタルで管理をすることで、ToDoリストを使用して1か月後には、きっと便利さを実感していることでしょう。

DX学校広島中央おりづる校では、このようなデジタルツールを使った業務効率化のノウハウを、中小企業の皆様に寄り添ってご提供しています。

今回のようなToDoを使った全社的なタスク管理や、IT導入、DX推進で気になることがあれば、ぜひお気軽にご相談ください！