【Gmail新機能】メールを直接チャットへ共有可能に！「社内はチャット・社外はメール」で業務効率を最大化する方法

今回はGoogleチャットユーザーにとって「待望のアップデート」情報をお届けします。

実は当ブログ内での現在一番人気記事は「GoogleチャットとGoogleカレンダーの連携」についての記事です。それだけ多くの方が、Googleチャットを起点とした業務効率化に関心をお持ちなのだと感じています。

そこで今回は、私たち文華堂の現場でも「あとはこれができれば完璧なのに……」と当初から声が上がり続けていた、あの機能がついに実装されましたのでご紹介します！

この機能を使いこなすことで、あなたの会社の業務効率は間違いなく加速します。

ついに実装！GmailからGoogleチャットへ「直接共有」が可能に

これまでのGoogle Workspaceの課題の一つに、「届いたメールを社内で共有するのが面倒」という点がありました。

お客様から届いた重要なメールを社内メンバーに共有したい時、テキストをコピーして送ったり、送り先の社員のメールアドレスを選んで転送をしたり……と、少し手間がかかっていました。「社内の連絡はチャットに統一します！」というルールがあるのに、メール共有だけはチャットで簡単にできない……。弊社でもたびたび「これができればなぁ」という声があがっていました。

しかし、今回のアップデートでその悩みが解決しました！

「チャットで共有」ボタンが登場！

Gmailの受信箱からメールを開くと、これまでの「返信」「転送」といったアクションに加え、新しく「チャットで共有（Share to Chat）」という項目が増えています。

これをクリックして、送りたい相手やスペース（グループ）を選ぶだけ。たったこれだけで、Gmailの内容がGoogleチャットに共有されます。

※なお、この機能は順次解放されている可能性があり、組織の設定によっては管理者の操作が必要な場合（アルファ版）があります。

Googleチャットで共有-1

リンク生成で「スレッド」での議論がスムーズに

さらに便利なのが、「相互リンク」が生成される点です。チャットで共有されたメッセージには元のメールへのリンクが、そして元のメール画面にはチャットへのリンクが自動的に表示されます。

これによって、以下の流れが非常にスムーズになります。

チャットのリンクをクリックしてメールの詳細を確認。
そのチャットの「スレッド」内で、「誰が対応するか」「どう返信するか」を議論。
対応完了までをスレッド内で完結。

一つ一つのメールに対して「どうアクションしたのか」がスレッドに残るため、プロジェクト管理やお客様対応の質がグッと上がります。
今後はさらに、スレッドを活用することが大事になってくると想像できますね。

文華堂の実感「Google Workspace最大の恩恵はチャットにあり」

Googleチャットは毎日使用するコミュニケーションツールです。

弊社、株式会社文華堂で「Google Workspaceを導入して一番大きく変化したことは？」と聞くと、おそらく全員が「Googleチャット」と答えるでしょう。

Googleチャットを使うメリットとして、現場からは以下のような声が上がっています。

メールのような堅苦しい挨拶が不要で、気軽に書ける。
履歴が追いやすく、検索が早い。
「リアクション（スタンプ）」機能で、既読や同意を一瞬で伝えられる。

もちろん、世の中にはChatworkやSlackといった広く使用されているチャットツールも存在します。しかし、私たちがGoogleチャットにこだわる理由は、ドライブ・カレンダー・Geminiといった「他の業務ツールとの連携」にあります。
アプリを切り替えずにファイルを開いたり、予定を入れたりできる、この一つ一つ小さな連携による「時短」の積み重ねが、結果として大きな時間の余裕を生み出します。

今回の「Gmail連携」も、まさにその連携強化の一つです！
このニュースを社内で共有したところ、社員からも「待ってました！」と喜びの声が上がりました。文華堂のコミュニケーションスピードは、これでさらに加速しそうです。

なぜそこまで「チャット」にこだわるのか？

さて、ここまでチャットの新機能についてお話ししてきましたが、改めてお伝えしたい「私たち中小企業がチャットを使うべき本当の理由」があります。

それは、DX学校が大切にしている「メリハリのある働き方」を実現するためです。

1. 公私混同を防ぎ、メンタルを守る

多くの方がプライベートでLINEを使用されていると思います。しかし、個人のLINEで仕事のやり取りをしていませんか？

プライベートな時間に仕事の通知が鳴り止まない、あるいは仕事の連絡が山盛りでプライベートの連絡が見づらくなる……。こういった「公私混同」の状態は、働く人にとって気が滅入ってしまう大きな原因です。

DX学校では、「プライベートはLINE」「仕事はGoogleチャット」と、ツールを明確に切り分けることを推奨しています。

2. 「社外」と「社内」のツールを分ける

さらに、業務効率を上げるための鉄則として推奨しているのが、「社内と社外の連絡ツールを分ける」ことです。

メール： お客様や取引先など、対外的なやり取りに使用
チャット： 社内の連絡ツールとして使用

このようにルールを決めることで、「メールが来たらお客様対応」「チャットが来たら社内連携」と、脳のスイッチを切り替えやすくなります。
それにツールが分かれていることで、「社内に連絡するつもりが、誤ってお客様に送ってしまった！」という誤送信トラブルも防ぐことができます。

今回のアップデートは、この「対外的なメール」と「社内的なチャット」をスムーズに繋げてくれる、まさに理想的な機能なのです。

まとめ

Googleチャットとカレンダーの連携機能に続き、今回のGmailの連携機能も間違いなく、皆様の業務効率を向上させることでしょう！

これからは、ただツールを使うだけでなく、Googleチャットの「スレッド機能」や「固定（ピン留め）機能」などを深く知り、使いこなしていくこと。それが、業務におけるコミュニケーションを円滑にする大きなヒントになります。

ITツールを賢く使いこなし、気持ちよく、メリハリをつけてビジネスをやっていきましょう！

広島でこういった社内コミュニケーションのDXにお悩みの際は、ぜひ「DX学校広島中央おりづる校」にご相談ください。私たちは共に考えるITパートナーです。