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「あのファイル、どこだっけ？」
毎日の仕事で、Google ドライブにファイルが山積みになっていませんか？ 毎日必ず使うデータなのに、フォルダが複雑すぎて探し出すのに一苦労…なんて経験、きっと誰にでもあるはずです。お気に入りの「☆」マークを付けても、数が多すぎて結局見づらくなってしまった…そんなお悩み、ありませんか？
ファイルを探す時間というのは、毎日のことだから積もり積もると大きなロスになりますよね。特に複数のプロジェクトを同時に進めていると、関連ファイルが別々のフォルダに入っていて、確認作業だけでも「どこに入ってるんだっけ？」と探していると、それだけでどっと疲れてしまいます。
毎日同じファイルを探す時間をどうにかしたい。
そんな「ファイル探し」のモヤモヤをスッキリ解決してくれるのが、Google ドライブの「ワークスペース」機能です。
Googleドライブについて知る＞＞中小企業必見！「データが行方不明」を解消するGoogleドライブ活用術
今回ご紹介する「ワークスペース」は、主にビジネス向けのGoogle Workspace有料プランで使える機能です。普段お仕事でGoogle ドライブをお使いの皆さんには、ぜひ知って活用してほしい便利な機能です！
Google ドライブ「ワークスペース」とは？
「ワークスペース」機能は、ファイルの保存場所に関係なく、必要なファイルを一時的に一か所に集めて自分だけの作業スペースのように使える機能です。使用イメージとしてはブックマークのフォルダ分けのを想像していただくと分かりやすいと思います。
これを使えば、必要なデータを好きなようにまとめて管理できるので、日々の業務がスムーズになります！
ワークスペースで業務が変わる！3つのメリット
「ワークスペース」を使うと日々の業務がもっとスムーズになり、探す時間が圧倒的に短縮されます。生産性アップのための3つの活用ポイントをご紹介します。
1. ファイル探しの時間がゼロに！必要な情報に瞬速アクセス
これまでのフォルダ分けと大きく違うのは、ワークスペースがファイルの「保存場所」に縛られない点です。新しいプロジェクトを始める時、企画書、データ分析、議事録、デザイン案など、Google ドライブのあちこちに散らばる関連ファイルを、このワークスペースにまとめることが出来ます。
ワークスペースを活用すれば、いつもの必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。
2. チーム連携も加速！共有ファイルへのアクセスがスムーズに
チームで協力して作業を進める際も、ワークスペースは心強い味方になってくれます。
自分が毎日チェックする共有ファイル、毎週確認する個人用のファイルをそれぞれワークスペースに追加してまとめておけば、関連する情報をひと目で確認できるようになり、確認漏れが無くなります。
チーム連携もスムーズになること間違いなしです！
3. 業務効率が向上！集中力を高めて生産性アップ
頻繁に使うファイルや、今まさに取り組んでいるタスクに必要なファイルをワークスペースにまとめておけば、探し物の時間が劇的に減って、本来の業務に集中できる時間が増えます。例えば、経理担当の方なら、毎月の締め作業に必要な請求書、領収書、振込明細などのデータを一つのワークスペースに集約することで、ルーティンワークを効率的に進められます。
日々のちょっとした「探す」時間をなくすことが、積み重なって全体の生産性向上に大きく貢献します。省力化の積み重ねは中小企業のDX推進において、本当に大切なポイントです。
ワークスペース作成手順
新しいワークスペースを作るのはたった3つのステップで完了できます。
ぜひ実践してみてください！
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Google ドライブを開いて、左側にある「ワークスペース」の項目を探します。
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「新しいワークスペース」ボタン（または似たような選択肢）をクリックしてワークスペースに名前を付けます。
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表示されたワークスペースに、使いたいファイルを選んで追加するか、ファイルを選択して「ワークスペースに追加」を選びます。
個人利用の「ワークスペース」とチーム共有の「共有ドライブ」を賢く使い分けよう
「ワークスペース」は、あくまで個人の作業効率を上げるための機能です。複数のチームメンバーが同じワークスペースを共同で作成したり編集したりすることはできません。
では、チーム全体でファイルを共有して、みんなで管理したい場合はどうすればいいの？ そう思った時には、有料版Google Workspaceのとても便利な機能「共有ドライブ（Shared Drives）」を使いましょう！
チームのDXを加速する「共有ドライブ」
共有ドライブは、ファイルが特定の個人ではなく、チームや会社全体の財産として管理される場所です。これなら、もしメンバーが入れ替わったとしても、大切なビジネスデータが失われる心配がありません。
プロジェクトや部署ごとに共有ドライブを作って、メンバーに適切なアクセス権限を設定すれば、チーム全員が必要なファイルにいつでもアクセスできて、スムーズに共同作業を進められます。
これは、情報共有の基盤をしっかり固めて中小企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める上で、本当に重要な要素になります。
「ワークスペース」で個人の業務効率を高めつつ、「共有ドライブ」でチームの情報共有と共同作業を盤石にする。この二つの機能を賢く使い分けることで、Google ドライブを最大限に活用ができ、中小企業のデジタル化をもっともっと加速させることができるでしょう！
まとめ：Google ドライブの賢い活用こそ、中小企業におけるDX推進の第一歩！
Google ドライブのワークスペース機能は、中小企業のデジタル推進の上で、とっても有効なツールです。ITツールを効果的に使いこなすことは、業務のムダを徹底的になくし、生産性を上げて、ひいてはDXを加速させるための大切な第一歩となります。
もし、日々のファイル管理で「もっと効率化できないかな」「探す時間をなくしたいな」と感じているなら、ぜひ今日からGoogle ドライブのワークスペース機能を試してみてください。その便利さと業務効率の向上に、きっと驚かれるはずです！
広島でDX推進にお悩みの中小企業の皆様へ
DX学校広島中央おりづる校では、Google WorkspaceをはじめとするITツールの導入支援や、デジタル化を進めるための実践的な知識・スキルを学ぶことができます。
「具体的に何から始めればいいかわからない」
「ITツールを導入したものの、使いこなせていない」
このようなお悩みを抱える広島の中小企業の皆さんは、ぜひ一度DX学校広島中央おりづる校にご相談ください。御社の課題に合わせた最適なDX推進プランを一緒に考え、デジタル変革への第一歩を力強くサポートいたします。
何かご不明な点や、さらに聞きたいことがあれば、いつでもお気軽にお声がけください！