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「データが行方不明になる…」「共有したはずなのに見つからない！」そんな経験はありませんか？
これまでのデータの扱いは、まるで「回覧板」。担当者の手元に届くたびにダウンロードして、修正して、また保存して送り返す…まるでデータを何度もコピーして、あちこちに散らばせてしまうようなものでした。
でも、Googleドライブをはじめとするクラウドサーバーを使えば、その考え方はガラッと変わります。例えるなら、データは「伝言板」。場所は変わらず、みんなが直接そこへ書き込みに行くイメージです。
「クラウドサーバー」という言葉はもう当たり前になっていますが、「結局何が便利なの？」と疑問に感じている方もいるかもしれません。今回は、Googleドライブを中心に、クラウドサーバーのメリットと、便利な使い方をご紹介します。中小企業のDX推進にも役立つ情報ですので、ぜひ最後までご覧ください。
データはどこに？クラウドサーバーの「当たり前」を理解する
まず、クラウドサーバーにはGoogleドライブ、OneDrive、Dropboxなどがあります。ご自身の環境に合わせて、最適なツールを選んでください。
クラウドサーバー上のデータの最大の特徴は、「一つのデータとして扱える」こと。どういうことかというと、クラウドサーバーに置かれたデータには、それぞれ固定されたURL（アドレス）が付いています。
このURLさえ分かっていれば、たとえフォルダを移動したとしても、データがどこかへ消えてしまう心配はありません。逆に、URLが固定されているからこそ、リンク切れを気にせず自由にフォルダを整理ができます。
「ファイルを移動したら、関連するアプリのリンクが外れてしまった…」なんて経験、ありませんか？ クラウドサーバーなら、そんな悩みが解消されます。
Googleドライブの賢い使い方！ブラウザ版とパソコン版で変わるデータ閲覧の効率化
クラウドサーバーを導入すると、データの見方も少し変わります。基本的にはブラウザでデータを見ることに慣れるのがおすすめです。ブラウザから開いたGoogleドライブであれば、ExcelやWordのファイルもGoogleのツール（スプレッドシートやドキュメント）で直接開けます。
でも、こんな風に感じる方もいるかもしれません。
- 「いつも通りのExcelやWordの画面で見たいんだけど…」
- 「使い方が変わって、ちょっと苦手意識があるな…」
大丈夫です！そんな時は、パソコン版Googleドライブが便利です。
パソコン版Googleドライブ（Windows、Mac対応）をインストールすれば、普段使っているエクスプローラーやFinder（データのリストを見るツール）からパソコン内に保存されているファイルのようにGoogleドライブのデータを開くことができます。
なぜこうなるかと言うと、
- ブラウザでGoogleドライブを開く場合、Googleのシステムの中でデータが扱われるため、Googleの基準で表示されます。
- 一方、パソコン版Googleドライブを使えば、パソコンのシステム基準でデータが扱われるので、ExcelファイルはExcelで、WordファイルはWordで開かれます。
ちなみに、「自分のパソコンではデータの扱い方はどうなっているんだろう？」と気になったら、以下の手順で確認できます。
【確認方法】パソコン上の拡張子ごとのデータの取扱い方（Windowsの場合）
- パソコンの設定を開く
- 「アプリ」を選択
- 「既定のアプリ」を選択
- 「ファイルの種類で既定値を選択する」を選ぶ
「ファイルの種類で既定値を選択する」では、それぞれのファイルの拡張子（データの種類）がどのアプリで開くように設定されているかを確認できます。この設定を変えると、Excelファイルでも常にGoogleスプレッドシートで開くように設定することもできます。
このように、ご自身の使い方に合わせてデータの取り扱い環境を整えてみてください。
こちらの確認方法は、いつも思ったアプリでデータが開かない…といったトラブルの際にもご活用いただけるテクニックです。
Google Workspace 有料プランの強力な機能でチームの生産性アップ！
Google Workspaceの有料プランをご利用中の方は、Googleドライブの左側メニューに「共有ドライブ」や「ワークスペース」という項目があるのをご存知でしょうか？これらは企業やチームといった組織での作業効率を格段に向上させる強力な機能です。
- 【共有ドライブ】 チームで共有するファイルやフォルダをまとめて管理できます。まるで、組織専用のクラウドサーバーのように機能し、社員の入社・退社があってもスムーズにデータの引き継ぎができます。
- 【ワークスペース】 プロジェクトやタスクごとにファイルを分類して、必要な情報に素早くアクセスできるブックマーク機能のようなものです。散らばりがちなファイルを整理し、効率的な作業環境を構築できます。
これらの機能を理解し、適切に活用することこそが、小さなIT化の積み重ねの一つになります。そして、小さなIT化の積み重ねの先にこそDXがあります。
クラウドサーバーを上手に活用して、データ管理のストレスから解放され、より効率的なデジタルライフを送りましょう！
もし、これらのGoogle Workspaceの機能をもっと深く学びたい、自社に最適なITツール導入の相談がしたいとお考えでしたら、ぜひDX学校広島中央おりづる校へご相談ください。IT導入支援の専門家が、あなたのDX推進を強力にサポートします。